Kasa fiskalna to urządzenie, które może działać samodzielnie. Rejestrację sprzedaży na kasie realizuje się poprzez wprowadzanie kodów sprzedawanych towarów (lub usług) bezpośrednio z klawiatury lub za pomocą skanera. Nazwy sprzedawanych towarów/usług należy wcześniej zaprogramować w pamięci kasy. Drukarka rejestrująca to fiskalne uzupełnienie stanowiska sprzedaży opartego na komputerze i oprogramowaniu realizującym sprzedaż. Paragon wystawiany jest w programie komputerowym, drukarka jedynie drukuje gotowy paragon, rejestrując sprzedaż w swojej pamięci.
Obowiązkowego przeglądu kasy należy dokonywać raz do roku. Przeglądu dokonuje uprawniony serwis na żądanie podatnika (rozporządzenie MF z 4.07.2002, Dz.U. nr 108 poz 948 z 17.04.2002).
Paragon można anulować (bądź stornować) tylko przed jego zakończeniem. Na żadnym urządzeniu fiskalnym nie ma opcji zwrotu ani anulowania czy usunięcia wydrukowanego (zakończonego) paragonu. W przypadku wystawienia błędnego paragonu, (bądź zwrotu towaru) jedynym wyjściem jest sporządzenie protokołu na okoliczność wydrukowania błędnego paragonu, dołączyć do protokołu ORYGINAŁ błędnego PARAGONU i księgowo odliczyć jego wartość od obrotu i sprzedaży w poszczególnych stawkach PTU z raportu dobowego z tego dnia (należy również pamiętać o każdorazowym odliczaniu tych wartości od raportów okresowych i miesięcznych sporządzanych za okres obejmujący ten błędny paragon).
Rozporządzenie Ministra Finansów z 4 lipca 2002 w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników, dokładnie określa, jak maja wyglądać poszczególne wydruki z kasy, jakie maja się na nim znajdować deskryptory. W Rozporządzeniu tym kreślono, że raportem fiskalnym są tylko raporty dobowe, raport pełny okresowy oraz raport pełny miesięczny. Raporty te posiadają pełne oznaczenia fiskalne: deskryptor FISKALNY, logo PL oraz pełną formę numeru unikatowego (trzy litery i osiem cyfr). Raporty skrócone maja mieć deskryptor NIEFISKALNY i posiadać tylko część cyfrową numeru unikatowego.
Podatnik jest obowiązany do wykonywania przeglądów okresowych. Przegląd kasy powinien odbyć się nie rzadziej, niż co 24 miesiące. Podatnik ma obowiązek zgłosić do serwisu każdą nieprawidłowość w działaniu kasy. Podatnik ma obowiązek samodzielnej i stałej weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów (usług) i właściwego ich przyporządkowania do stawek podatków. Podatnik ma obowiązek przechowywania książki kasy w miejscu i przez okres jej użytkowania oraz udostępniania jej na żądanie służby serwisowej. W przypadku utraty książki kasy rejestrującej podatnik jest obowiązany niezwłocznie zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu oraz powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Na stronie tytułowej tej książki kasy rejestrującej musi być umieszczony napis "DUPLIKAT". Podatnik ma obowiązek poddania obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kas, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem przez podatnika do prowadzenia ewidencji. Naruszenie obowiązków w zakresie zgłoszenia kasy do serwisu celem wykonania przeglądu skutkuje utratą prawa odliczenia do 90% ceny netto kasy (nie więcej niż 700 zł) albo obowiązkiem zwrotu kwoty już odliczonej, albo otrzymanej wcześniej.
Aby pewne sformułowania były czytelne, podajemy wyjaśnienie kilku pojęć związanych z tym tematem.
Kasa fiskalna(rejestrująca):
Urządzenie służące do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego. Kasa fiskalna jest urządzeniem samodzielnym, rejestracja sprzedaży towarów i usług odbywa się bezpośrednio z klawiatury kasy. Kody towarów (wcześniej zaprogramowanych w bazie towarowej kasy) podawane są bezpośrednio z klaiwatury kasy lub za pomocą czytnika kodów kreskowych podłączonego do kasy.
Jest to program pracy kasy (modułu fiskalnego) dopuszczony przez Ministra Finansów do stosowania, zapewniający prawidłowy i trwały jednokrotny zapis wielkości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk oryginału i kopii paragonów i raportów fiskalnych a także wydruków niefiskalnych (nie zawierających transakcji sprzedaży) dopuszczonych do druku przez program pracy kasy.
Jest to program współpracujący z modułem fiskalnym, odpowiedzialny za prawidłowe zaprogramowanie funkcji oraz zabezpieczający przed wprowadzeniem do kas funkcji, rozwiązań technicznych i programowych nie dopuszczonych programem pracy kasy.
Jest to urządzenie rejestrujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.
Jest to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.
Jest to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez daną kasę.
Jest to moment dokonania jednokrotnej i niepowtarzalnej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy zakończony wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.
Jest to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy przez Ministra Finansów, identyfikujący każdą kasę, który nie może być przypisany innym urządzeniom.
Jest to wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej czynności.
Jest to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres, w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku.
Jest to każdy nie zawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez kasę przed jej fiskalizacją oraz każdy inny dokument dopuszczony programem pracy kasy do druku, poza paragonem fiskalnym i raportami fiskalnymi.
Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła i wprowadza do obrotu kasy rejestrujące.
Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wprowadza do obrotu importowane kasy rejestrujące.
Są to czynności obejmujące fiskalizację kas, ich naprawy i konserwacje oraz przeglądy prowadzone zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów.
W grudniu 2010 roku Ministerstwo Finansów opublikowało broszurę pod tytułem: Kasy rejestrujące - prawa i obowiązki podatnika zobowiązanego do prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej. Jest to zbiór pojęć, opisów, wyjaśnień oraz odnośników do właściwych rozporządzeń i ustaw, dotyczących zagadnień związanych z kasami fiskalnymi oraz prawami i obowiązkami podatników. Zachęcamy do pobrania tej broszury.
